مشاكلُ المحادثات الإلكترونية

مشاكل المحادثات الإلكترونية من المشاكلِ الشائعةِ للغاية، فهي تواجه الكثيرَ من الناس، وفي الأغلب تتسبب في سوء الفهم. نظرًا لأن الطرفين لا يرون ملامح بعضِهما البعض أثناء المحادثة، أو يسمعون نبرةَ الصوت، وبالطبع كلها عواملُ تساعدُ على الفهمِ الصحيحِ أثناءَ المحادثة، كما تساندُ في معرفة الحالةِ المزاجيةِ للمرسل، إن عدمَ توافرِ هذهِ العواملِ في المحادثات الإلكترونية؛ يعتبرُ سبباً رئيسياً في حدوثِ مشكلاتِ سوءِ الفهم، ولكن هل لهذا النوع من المشاكل حلٌ مقترح؟

مشاكل المحادثات الإلكترونية

إن تطبيق واتساب؛ من التطبيقات المعروفة جدًا في المحادثات الإلكترونية ويعتبرُ الأشهرَ والأكثرَ استخدامًا عالميًا، حيث يعتمد عليه الملايين من الأفراد حول العالم في تبادل المحادثات المختلفة في كافة صورها، سواءً:

• رسائل نصية.
• رسائل صوتية.
• صور .
• مقاطع فيديوهات.
• وثائق رسيمة وغير رسمية.

إذاً إنه واحدٌ من التطبيقاتِ الأكثر استخدامًا في عالم اليوم، نظرًا لأنه ملائم للعمل لدى جميعِ أنظمةِ الأجهزة المختلفة، لذا فقد قدمناه مثالًا حيًا من أمثلةِ برامجِ المحادثاتِ الإلكترونيةِ التي يُعتمدُ عليها بشكل أساسي، والتي يمكن أن تكون أيضًا كأي برنامج آخر سبب في مشاكل المحادثات الإلكترونية نتيجة لسوء فهم الطرفين لبعضهما البعض أثناء استخدامهما.

كيف تفهم المحدثات عبر الوتس أب؟

الواتس أب ليسَ هو المشكلة على وجه الخصوص، بل الفكرةُ في المحادثات الإلكترونية بصفة عامة، فبالرغم من أن الإنترنت استطاع أن يبسط كثيراً من الأمور ويساندنا في مبادلة المعلومات والثقافات والأفكار المختلفة خلال أقل وقت ممكن، إلا أنه خلّف بعض المشكلات أيضًا مثل مشاكل المحادثات الإلكترونية التي هي أساسُ حديثنا، والتي تتم عبر تطبيقات المحادثات أو الإيميل أو غيرها.

ولكن في سياق تساؤلنا عن كيف تُفهم المحادثات الإلكترونية سواءٌ عبر الواتساب أو الإيميل أو غيره من التطبيقات، فلنكن متفقين أنه في الأغلب تفهم كما يريد المستقبل أن يفهم منها، لا كم يريد المرسل، وربما بشكل خاطئ نظرًا لأنها تعتمدُ فقط عالكلمات النصية التي تعد غير كافية لفهم الطرف الآخر نظرًا لأنها مفتقدة للغة الجسد، وتعابير الوجه؛ أي أنها تفتقد للحياة التي تتسم بها محادثاتنا الطبيعية، وهذا لأمر له دورٌ كبيرٌ في سوء الفهم، مما يعزز الشعورَ بالإحباط والخلافات وأحياناً الصراعات بين متبادلي المحادثات.

كيفية حل مشاكل المحادثات الإلكترونية

هناك عدد من النصائح التي يمكنك الاعتمادُ عليها لتفادي الوقوع في الفهم الخاطئ أثناء إجراء محادثةٍ إلكترونية مع شخص آخر، أو إرسال بريد إلكتروني لجهة عمل، مثل:

كن متاحًا قدر الإمكان 

يقصد بمتاح في لغة التواصل الإلكتروني أن تكن أون لاين Online بمعنى أنه حين تقوم بإرسال رسالة لشخص ما يفضل أن تنتظر حتى يقومَ بالرد عليها إذا وصلت له في الحال، وتقوم باستكمال الحوار معه وإيصال رسالتك له على الفور، بدلًا من إرسال الرسالة والانشغال بأمر آخر والرد عليه بعد يومًا أو يومين أو نسيانه، هذا سيكون أكثر قرباً من المستخدم من الناحية العملية، ويستطيع أن يفهمك ويستفسر عن النقاط التي تريدها.

لقد أصبحت ظاهرةُ نقصِ الاهتمام، من الظواهرِ الشائعةٍ خلال الوقت الحالي بين الأفراد، وهي تؤثر سلبًا على كلا الطرفين أثناء المحادثة الإلكترونية، لذا عليك تفاديها والرد على محادثاتك على الفور، لكي تتمكن من تحقيق هدفك من الرسالة، ولكيلا يشك في هويتك نتيجة لتأخرك في الرد عليه، وبغيةَ عدم تفسير الرسالة على نحوٍ خاطئ.

اعتمد على “المرئيات“

من أفضل الطرق التي يمكنُ الاعتمادُ عليها لتفادي مشاكل المحادثات الإلكترونية والفهم الخاطئ الناتج عنها، لأن الرسائلَ التي تتضمنُ مرئياتٍ تعطي المرسل إليه شعوراً بالحماس أثناء الحديث، وتجذب انتباهه إلى حدٍ كبير، مما يزيد من قابليته في مواصلة قراءة النص المرسل له، سواءً في حالاتِ الرسائل النصية الشخصية أو العملية.

إن تطبيق هذه الطريقة يعتمدُ على استخدام ما يسمى بالرموز التعبيرية emojis في الرسائل، واستخدام الصور وملفات GIF  وما إلى ذلك من أمور تساندك في تجزئة النص وتعمل على زيادة وضوحه، وبالتالي تسهيلُ عمليةِ الفهم والقراءة لدى المرسل إليه. فكل هذه الأمور تساهم في الجانب العاطفي للمحادثة مما يحد من سوء الفهم.

الاستجابة

الاستجابةُ ضروريةٌ لمنع الفهم الخاطئ في المحادثات الإلكترونية، ويقصدُ بها طلبُ التعليقاتِ بصورةٍ متكررةٍ على الخدمة التي تقدمها ومطالبة المستهلكين أو الزبائن ضمَ مزيدٍ من الأفراد الذين لديهم اهتمام بما تقدمه إلى مجموعتك التي ترسل فيها رسائلك النصية.

عليك إتمامُ ذلك مع السعي المستمر إلى التواصلِ مع الجميع بشكل دائمٍ، سواءٌ المستهلكين الحاليين أو الذين أنضموا حديثًا إلى مجموعتك ومطالبتهم دومًا بوضع تقييماتهم وآرائهم بوضوحٍ حول ماتقدمه. فإذا اعتاد الناس على التواصل معك وإرسال التعليقات والمناقشة فيما يخص غرضك فذلك سيزيدُ من تركيزهم دومًا عما ترسله ونجاح مشروعك، وهذا سيكون أكثرُ مناسبةً لك لفهمهم من جهة، ولجعلهم يفهمون رسائلك بوضوح من خلال تحسينها وتطويرها من جهة أخرى.

الاتصالات

رغم أن تطبيقات التواصل الاجتماعي مثل وتس أب تناسبُ الكتابةَ بشكل ٍكبير، وهي مسألة يفضلها الناس المشغولين بشكلٍ خاص، كونها تسهل لهم العودة إليها في وقتٍ لاحق، أو حتى أرشفتها؛ إلا أن الاتصالات تساعد كثيراً في إيصالِ الفكرة. يمكن عبر هذه التطبيقات إجراء اتصالاتٍ صوتيةٍ أو اتصال فيديو لإيصال فكرتك، تتيح لك هذه الخدمة الوقوف وجهاً لوجه أمام الطرفِ الأخر ومعرفة مشاعره ونبرة صوته أو حتى صورته وتعابير وجهه، ولكن عليك التأكد أن الإنترنت جيد ومناسب لإجراء هذه المحادثات، لكيلا تتحول الجلسة إلى الاستياء من قبل الأطراف ويتم نسيان الهدف الرئيسي للتواصل أو حتى إلغائه.

الملخص 

إن مشاكلُ المحادثات الإلكترونية هي أمر لايجب أن نتغافل عنه، فيمكن أن يسبب سوء التواصل في خسارة عملاء أو صفقات، أو حتى رفع دعواي قضائية مكلفة، أو العزوف عن العمل من قبل بعض الموظفين. يجب في هذه الحالة تحسين الاتصالات في إطار مجموعة من التوصيات البسيطة التي يجب أن يؤخذ بها، كإضافة مشاعر وأحاسيس أكثر للكلمات التي نرسلها، والتأكد من فهمها من قبل المستقبل والحصول على ردة فعله بوضوح.

فهناك دراسة استقصائية أثبتت أن هناك 400 شركة حول العالم شهدت متوسط خسارة 62.4 مليون دولار سنويًا نتيجة لهذه المشكلة، لذا لابد من الاهتمام بتحسين التواصل، عبر إرسال رسائل نصية خالية من سوء الفهم وقادرة على تحقيق هدفها، مع استخدام التسجيلات الصوتية، أو المكالمات للتوضيح، والتركيز على الصور وتبسيط الرسائل ومراجعتها.

ففي ظل الأجواء العالمية للأعمال المتطورة نرى أن التواصل الملائم بين كلٍ من الشركات والعملاء والمستهلكين أمرٌ لا غنى عنه، وبالتالي فشل التواصل يتسبب في توتر العلاقات التجارية وخسارةٍ في الربح.. إلخ. لذا فإن امتلاك قدرة التواصل الجيد عبر المحادثات الإلكترونية والتعامل مع العملاء قادر على خلق بيئة عمل ناجحة.

إقرأ المزيد التحول نحو الخدمة الإلكترونية العامة