التواصل الرقمي-مشاكل وحلول
منذ ما فترة طويلة وحتى الآن، وربما بشكل أكبر بسبب جائحة كوفيد 19؛ اضطر الكثير منا إلى تغيير طريقة عمله حيث أصبح العمل من المنزل هو القاعدة، و أصبح من الضروري في ظل هذا التحول العالمي و تزايد مستويات التوتر الناجمة عن تداعياته، أن نتخذ الخطوات اللازمة لتفادي سوء التواصل عند العمل ضمن فريق افتراضي، ولكن حتى أثناء العمل من مواقع جغرافية مختلفة يجب الحفاظ على اللباقة في التواصل و اللهجة اللائقة في الكتابات النصية و الابتعاد عن السلبية و اللهجة العدوانية، وهي المسائل التي عادة ما اتصف بها التواصل الرقمي.
ولكن ماهي أبرز أخطاء التواصل الرقمي وما كيفية تجنبها؟ سنستعرض في مقال التواصل الرقمي: مشاكل وحلول هذه الأمور.
و لعل أهم النصائح الأسلوبية للحفاظ على العلاقات الطيبة ضمن الفريق وتقديم الدعم له حتى أثناء العمل عن بعد وفيما يلي الأمور التي يجب أن نتبعها:
- إضافة الرموز التعبيرية بحذر حيث تساعدنا في التعبير عن لهجتنا في الكلام ومعانيه المقصودة ودلالاته العاطفية، لكن حذار من الإكثار من استخدام الرموز التعبيرية لأنه يقوض مهنية الشخص، لا سيما إذا كنت لا تعرف الطرف الآخر جيداً.
- يجب تدارك الأخطاء المطبعية حيث إنها توحي للطرف الآخر بأننا في حالة مزاجية سيئة أو أننا في عجلة من أمرنا، فحتى إن كنت في عجلة من أمرك فمن الأفضل تخصيص دقيقتين لتصحيح محتوى الرسالة للوقوف على الأخطاء المطبعية.
- بالإضافة لتجنب الأخطاء المطبعية فيجب مراجعة المحتوى العاطفي للرسائل حيث إنه في كثير من الأحيان قد يتسبب الأمر في إثارة مشكلة وبالتالي؛ يجب إعادة قراءة ما كتبته قبل الارسال حتى تتأكد من أن رسالتك واضحة وتنقل اللهجة المطلوبة.
- الانتباه لعلامات الترقيم، حيث إن أهميتها تزداد في الجمل المكونة من كلمة واحدة، أو الجمل بالغة القصر، فمثلاً؛ إضافة نقطة في نهاية كلامك يضيف نهاية لكلامك كما أنه يزيد من حدة المشاعر السلبية، وقد توصل رسالة للمتلقي مفادها (لقد انتهى الحديث بيننا)، هنا لا نقول أنه عليك أن تكون خبير لغوي، ولكن قدر الإمكان، افصل بين الأفكار، وتابع ما تريد إنهائه بشكل دقيق، واجعل هناك أسطر جديدة للأفكار الجديدة، وهكذا. يمكنك أيضاً استخدام الترقيم للأفكار، كأن تضع رقم واحد أو تكتب أولاً وثانياً.
- استخدام قنوات تواصل أكثر ثراءً، فعندما تتعرف على الطرف الآخر للمرة الأولى؛ فإننا نميل إلى تفسير الغموض باعتباره أمراً سلبياً عندما نتلقى رسائل نصية أو بريداً إلكترونياً من أشخاص لا نعرفهم أو حتى عندما نتواصل مع من هو أرفع منا منصباً.
- الاعتماد قدر الإمكان على استخدام التواصل عبر الفيديو بشكل مكثف، حيث إن إجراء مكالمات الفيديو يقلل من احتمالية ضياع أي معلومة كما يضمن الحصول على الإشارات العاطفية التي تستمد من تعبيرات الوجه ولغة الجسد.
- تعريف المتلقي على مدى استعجالك خلال التواصل عبر تطبيق ما، فمثلاً عندما تريد من زميل العمل الاطلاع على ملف ما، فلا بأس أن تكتب له قبل ارسال الملف “هل أراسلك في وقت مناسب؟” وإذا لم تكن بحاجة إلى رد فوري تكتب له “لا داعي للاستعجال، ولكن هل يمكنك مساعدتي في شيء ما عندما تسنح لك الفرصة؟”، وكن واضحاً وصريحاً في الرسالة، وبسطها قدر المستطاع، وتأكد من أن الطرف الأخر تعرف ماذا تريد بخصوص الوقت.
- إذا كان البريد الالكتروني لديك يثير مشاعر الغضب أو القلق أو الفرح فلا داعي للاستعجال بالرد، ويفضل الانتظار حتى تهدأ حينها ستتمكن من التعبير عن مشاعرك بشكل أفضل بدلاً من ردود الفعل الفورية ومن الأفضل أن تتحدث وجهاً لوجه مع صاحب الرسالة.
- تجنب استخدام البريد الالكتروني عندما تحتاج إلى الموافقة على شيء ما، حيث إن الطلبات المرسلة عبر البريد الالكتروني تعتبر غير جديرة بالثقة، وغير عاجلة، وإذا دخلت في مفاوضات عبر البريد الالكتروني فمن الأفضل أن تتجاذب أطراف الحديث عبر محادثة فيديو أو عبر الهاتف.
- لا ترسل بريداً الكترونياً أو رسالة عبر التطبيق المستخدم بينكم في أوقات الراحة إلا إذا كان الأمر عاجلاً وملحاً وحاول حفظ رسالة البريد الالكتروني في مجلد المسودة أو رتب لإرسالها لاحقاً عبر نظام جدولة المواعيد.
إن أخطاء التواصل الرقمي -في معظم الأحيان- تقع لأننا لا نمتلك إمكانية التعرف على الإشارات غير اللفظية، بما في ذلك نبرة الصوت، ولغة الجسد، وتعبيرات الوجه التي تمنحنا سياقاً عاطفياً حينما نتناقش وجهاً لوجه بصورة شخصية، وبالتالي فإن هذه النصائح قد تساعد بعض الشيء على معرفة أخطاء التواصل الرقمي، وكيفية تجنبها، ولكن الحل الأمثل للوقاية من فشل التواصل؛ أن تجري مع الطرف الآخر مكالمة صوتية أو فيديو.
اقرأ ايضاً الرقمنة بين الحواجز والمبادرات
إرسال التعليق