الإدارة الإلكترونية و سلبيات الإدارة التقليدية
بالحديث عن الإدارة الإلكترونية و سلبيات الإدارة التقليدية مع التطورات الحديثة في العالم شهدت الإدارة تطوراً ملحوظاً من خلال تقنية المعلومات، وفي ظل تطور شبكة الإنترنت وازدياد أعداد مستخدميها، وفي إطار التطور الكبير في برامج الاتصالات الحديثة التي حققت تبادلاً سريعاً للمعلومات، أصبح مديرو المنظمات مطالبين بمسايرة كل هذه التغيرات والتحول نحو رقمنة التعاملات الإدارية والتحول نحو الإدارة الإلكترونية.
مفهوم الإدارة الإلكترونية
للإدارة الإلكترونية عدة مفاهيم، أهمها:
“أنها منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى آلية باستخدام الحاسب، وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بشكل سريع وبأقل التكاليف، وكذلك الاستعانة بشبكات الحاسوب أو الإنترنت”.
“هي العملية القائمة على الإمكانات المتميزة للإنترنت والشبكات الحديثة في تخطيط وتنظيم وتوجيه والرقابة على الموارد والقدرات الجوهرية للمنظمة والأفراد العاملين بدون حدود من أجل تحقيق الأهداف الاستراتيجية”.
“وهي عملية ميكنة جميع مهام ووظائف الإدارة وذلك بالاعتماد على جميع تقنيات المعلومات الضرورية للوصول إلى الأهداف الجديدة المتمثلة في تقليل استخدام الورق وزيادة كفاءة وفعالية الأداء بها”.
خصائص الإدارة الإلكترونية:
- إدخال شبكات الاتصال والتقنيات الحديثة في إنجاز المهام والوظائف.
- رفع معدلات الأداء، وزيادة كفاءة وفعالية تأدية المهام والأنشطة.
- تسهيل الإجراءات وتبسيطها وتقليل الاعتماد على الأوراق.
- استبدال الفكر البيروقراطي الهرمي بالأساليب المرنة وفرق العمل.
- الاستجابة السريعة لمتطلبات العملاء المختلفة من خلال المحاولات الجادة في انخفاض أوقات إنجاز الأعمال.
- تجاوز الحدود المكانية والزمانية التي تحد من كفاءة وسرعة إنجاز العمليات.
- تحقيق زيادة في الطاقة الإنتاجية بفعل الاستعانة بالآلات والمعدات الحديثة التي تحقق الكفاءة والفعالية.
- وجود نظام لوجستي يسمح للأفراد بطلب الخدمات والسلع مباشرة وبسرعة وسهولة من أي مكان في العالم دون قيود تذكر، وهو تأثير مباشر لظاهرة العولمة.
- إنشاء قاعدة متقدمة لنظم المعلومات الإدارية بالمنظمة للمساهمة في توفير المعلومات لمتخذي القرار.
مراحل التحول إلى الإدارة الإلكترونية
التحول إلى الإدارة الإلكترونية يحتاج إلى عدة مراحل كي تتم العملية بشكل يحقق الأهداف المرجوة ومن تلك المراحل مايلي:
- قناعة ودعم الإدارة العليا بالمؤسسة: إن اقتناع الإدارة العليا بالمنظمة بفكرة التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية يعد أهم مراحل التحول الرقمي، وذلك لأنه بمجرد اقتناع الإدارة العليا بتلك الفكرة سيؤدي إلى دعم الفكرة بكافة الإمكانيات المادية والتنظيمية والبشرية.
- تدريب وتأهيل الموظفين: يعد الموظف هو العنصر الأهم من عناصر تطبيق منظومة الإدارة الإلكترونية، لذا لابد من تدريبه على أحدث الطرق التي تساعده على إنجاز أعماله الموكلة إليه بطريقة آلية ومميكنة.
- توثيق وتطوير إجراءات العمل: من البديهي أن كل منظمة تمارس الكثير من العمليات الإدارية، ولها إجراءات عمل مميزة، والكثير من تلك الإجراءات غير مكتوب أو مسجل والمكتوب منها لم يطرأ عليه أي تغيير أو تطوير منذ وضعه في الماضي، لذا لابد من التوثيق الواضح لكافة العمليات الإدارية والإجراءات، ويتم ذلك من خلال تحديد أهداف كافة العمليات الإدارية المؤثرة في سير العمل وتنفيذها بالطرق الحديثة.
- توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية: يقصد بها الجانب المحسوس في الإدارة الإلكترونية من تأمين أجهزة الحاسب الآلي وربط الشبكات الحاسوبية السريعة والأجهزة المرتبطة معها وتأمين كافة النظم والبرامج والتقنيات خشية اختراقها من البرمجيات الخبيثة.
- توثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونياً: ونعني بذلك القيام بالتوثيق الإلكتروني للمعاملات الورقية القديمة للشركة، والاحتفاظ بها إلكترونياً وتصنيفها وتبويبها بغرض سهولة الحصول عليها في المستقبل.
- برمجة المعاملات الأكثر انتشاراً: وذلك من خلال البدء بالمعاملات الورقية الأكثر انتشاراً في غالبية الوحدات والأقسام الإدارية، وتحويلها إلى معاملات إلكترونية لتقليل استخدام الورق.
خطوات سير العمل بالإدارة الإلكترونية
للإدارة الإلكترونية مجموعة من خطوات السير التي تساعد على إتمام الأعمال بكل شفافية، فالمعاملات التي يقوم بها الموظفون تكون مسجلة إلكترونياً على الموقع الإلكتروني أو نظام الشركة، ويكون مسجلاً عليها القائم بها والحاصل على الخدمة، وتوقيتاتها باليوم والساعة واللحظة، وهذا الأمر لايدع مجالاً لأي تلاعب أو محسوبيات أو تلقي رشاوي.
وتعد التحول تجاه تنفيذ آليات الإدارة الرقمية من أحد مزايا القضاء على سلبيات الإدارة التقليدية المتمثلة في:
- إمكانية قيام أي موظف بإتلاف الأوراق الخاصة بمعاملة معينة حدث بها تلاعب.
- صعوبة الحصول على الكثير من المعلومات من المعاملات التقليدية.
- التكاليف الباهظة لصيانة المعاملات الورقية ويكون من الصعب إصلاح التالف منها.
- إمكانية ضياع بعض المعاملات سهواً أو عن طريق العمد
- الحاجة إلى مخازن كبيرة لحفظ المعاملات الورقية.
نموذج شركة WALMART في الإدارة الإلكترونية
تعد شركة وول مارت أحد الشركات التي أنفقت المليارات بهدف أتمتة كافة عملياتها، ومن أهم الإسهامات التي قدمتها الشركة في هذا المجال ما يلي:
خلال السنة المالية 2018، أنفقت وول مارت ما مجموعه 11.7 مليار في الاستثمار التكنولوجي، مما جعلها ثالث أكبر منفق على تكنولوجيا المعلومات في العالم بأسره بعد Amazon وAlphabet.
بهدف تكوين فريق تقني قوي قامت الشركة بتعيين 1700 موظف في مجال التكنولوجيا في عام 2018.
تمت إضافة 2000 وظيفة أخرى إلى مراكزها التقنية التسعة بحلول نهاية عام 2019.
احتضان وتوسيع تقنيات Blockchain، حيث بالشراكة مع IBM، يحثون الموردين على تتبع المنتجات باستخدام هذه التكنولوجيا لضمان وصول المنتجات.
الآن تفكر الشركة في تأسيس Blockchain في مجالات أخرى، كآلية لتكون قادرة على أتمتة المعاملات بين الموردين وشركات النقل والخدمات اللوجستية.
الملخص
تتمثل خصائص الإدارة الإلكترونية: في إدخال الوسائل التكنولوجية في تنفيذ المهام الإدارية، وزيادة كفاءة وفعالية الأداء الناتج عن تسهيل عمليات الإنجاز، القضاء على الفكر البيروقراطي الهرمي، واستبداله بفرق العمل والتنظيمات المصفوفية، كما أن أولى مراحل التحول إلى الإدارة الإلكترونية هي دعم الإدارة العليا، مروراً بتدريب وتطوير العاملين، ثم توفير الإمكانيات اللازمة لهذا التحول، وأخيراً أتمتة المعاملات الورقية. ويمكن للإدارة الإلكترونية أن تقضي على مجموعة من السلبيات؛ أهمها صعوبة الحصول على المعلومات من الأوراق، وإمكانية تعرضها للتلف.
المراجع:
- Digital Transformation Strategy: 5 Success Stories in Retail, Zigurat,
- Steps to Transition to an Electronic Document Management System, OT group, 2019,
إرسال التعليق