الإدارة الإلكترونية في المهام والأنشطة الإدارية ونموذج (DHL)

يؤدي أتمتة وتحويل العمليات الإدارية داخل المنظمات، وتطبيق نظام الإدارة الإلكترونية للمهام والأنشطة الإدارية إلى زيادة معدلات الأداء العام لأي منظمة. ولكن التحول إلى الإدارة الإلكترونية ليس درباً من دروب الرفاهية وإنما حتمية فرضتها التغيرات العالمية. 

تعريف الإدارة الإلكترونية:

تعرف الإدارة الإلكترونية بأنها “الانتقال من العمل الإداري التقليدي إلى تطبيق تقنيات المعلومات والاتصالات في‎ ‎‫البناء التنظيمي واستخدام التقنية الحديثة بما فيها شبكات الحاسب الآلي لربط الوحدات التنظيمية مع بعضها، بغرض تسهيل‎ ‎‫الحصول على البيانات والمعلومات لاتخاذ القرارات المناسبة وانجاز الأعمال وتقديم الخدمات للمستفيدين بكفاءة وبأقل‎ تكلفة وأسرع وقت ممكن”.‎

‎‫وهي “استراتيجية إدارية لعصر المعلومات تعمل على تحقيق خدمات أفضل للمواطنين‎ ‎‫والمؤسسات ولزبائنها مع استغلال أمثل لمصادر المعلومات المتاحة من خلال توظيف الموارد المادية والبشرية والمعنوية‎ ‎‫المتاحة في إطار الكتروني حديث من أجل استغلال أفضل للوقت والمال والجهد وتحقيقا للمطالب المستهدفة وبالجودة‎ ‎‫المطلوبة”.‎

أهداف الإدارة الإلكترونية:

• الأهداف الإدارية:

1. اكتشاف الأخطاء والعمل على تصحيحها بسرعة.
2. الإعداد والتخطيط المسبق للاجتماعات.
3. تحسين الأنشطة الإدارية بشكل عن طريق الاستعانة بالعديد من التقنيات الرقمية الحديثة.
4. تغيير الثقافة التنظيمية لدى العاملين بضرورة توظيف تكنولوجيا المعلومات في العمل.  
5. إدخال تحسينات على جودة الخدمات الحكومية لكافة الحاصلين عليها.

• الأهداف الاقتصادية:

1. تخفيض تكلفة الأنشطة الإدارية وتكاليف التشغيل عن طريق خفض حجم الملفات والأوراق المستخدمة والسعي للإسراع في تقديم الخدمات الإدارية.
2. زيادة الاهتمام بالاستثمار في الموارد البشرية بفاعلية بهدف زيادة نسب ومعدلات الإنتاجية للموارد البشرية.
3. الأهداف الاجتماعية:
4. القضاء على العلاقات الشخصية المتسببة في المحسوبيات والرشاوى، حيث إن تحويل الأنشطة والعمليات الادارية للعمل بنظام الإدارة الإلكترونية، من شأنه التخلص من كافة السبل التي تؤدي لإتاحة الفرص للتعامل البشري.
5. تعزيز الشفافية عن طريق تقديم معلومات تتمتع بأعلى درجات الالتزام والموثوقية والتخلص من تعقيدات الفكر البيروقراطي الجامد.

• الأهداف العلمية:

1. تشجيع انتشار التكنولوجيا الحديثة في المنظمات باعتبارها مستقبل باهر للمجتمع، وزيادة التعاون والتفاهم بين إدارات المنظمات وعامليها، وتوفير وسائل علمية تتيح قياس معدلات الأداء.

الأسباب الداعية للتحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية:

إن الأسباب التي أدت إلى التوجه نحو تطبيق الإدارة الإلكترونية كثيرة ومتنوعة، وأهمها:

• الاجراءات المعقدة التي تؤثر على ازدياد تكاليف العمل.
• القرارات غير المدروسة الفورية التي تتسبب في إحداث حالة من اختلال التوزان أثناء تنفيذ القرار.
• عدم القدرة على توحيد البيانات على مستوى المنظمة وصعوبة إتاحة المعلومات المطلوبة للعاملين في المنظمة.
• تطور المنظمات خلال القرن المنصرم والحالي بوتيرة متسارعة.
• الاهتمام المتنامي بالتطبيقات الإلكترونية وتكنولوجيا المعلومات في كافة المجالات، ومن بينها مجال التحول نحو الإدارة الرقمية، ورقمنة المهام الإدارية.
• التقدم والتطور النوعي في مجال تكنولوجيا المعلومات وتقنيات الحاسوب والعولمة.
• زيادة الحاجة إلى تقليل تكاليف الإجراءات الإدارية المختلفة.
• ضخامة حجم المنافسة بين كافة المنظمات، مما أدى إلى ظهور آلية للمقارنة، ويعد هذا محفزاً قوياً للمنظمات لتبني نموذج الإدارة الإلكترونية الذي يعد بمثابة أداة إدارية مرنة تقدم خدماتها للراغبين فيها في الوقت والمكان وفق المواصفات التي يرغبها هؤلاء المستفيدون، وذلك لكي تتاح لهم الفرصة في التغيير والتطوير تجاه الأفضل فيما يتعلق بالأداء العام للمنظمة.

أهم مؤشرات الإدارة الإلكترونية الناجحة:

هناك العديد من مؤشرات النجاح الجوهرية التي تدل على نجاح المؤسسة في التحول إلى الإدارة الإلكترونية تتمثل في التالي:

• وجود خطة استراتيجية للتحول صوب الإدارة الإلكترونية.
• الدعم المؤسسي الكامل لإدارة كافة أنشطة التحول الإلكتروني.
• الاستثمار في مشروعات إدارة المعرفة.
• تأسيس جهات مؤهلة لدعم مشروعات الإدارة الإلكترونية.  
• إقبال العاملين غير الفنيين على تعلم استخدام الحواسيب للتأقلم مع عملية التحول الجديدة.
• التحول من مجرد استخدام النظام بغرض التأقلم مع وضع مستجد، حتى مرحلة الاعتماد الكلي عليه.  
• انتشار مبدأ الشفافية في المعاملات بين المديرين والعاملين.  
• ارتقاء مستوى تقديم الخدمات المالية والإدارية من الشكل التقليدي وتحولها إلى مرحلة الإدارة الإلكترونية المؤتمتة بالكامل.
• التوثيق الكامل لكافة نشاطات المؤسسة ونتائج أعمالها، ومعدلات أداء العاملين فيها على مدار الأعوام وبناء ذاكرة إدارية معلوماتية تساهم في الارتقاء بالأداء العام للمنظمة.

نموذج شركة DHL في التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية للعمليات الإدارية:

تطبق شركة DHL استراتيجية “تحقيق التميز في عالم رقمي”، في سبيلها لتحقيق رؤية عام 2025، ولقد عززت جائحة COVID-19 جهود الشركة نحو الرقمنة. حيث خصصت الشركة أكثر من 2 مليار دولار في مشاريع التحول الرقمي بين 2021-2025.

وتطبق الشركة نظام الإدارة الإلكترونية للمهام والأنشطة الإدارية من خلال ما يلي:

• مركز مراقبة الجودة المتقدم (AQCC):

يتم إرسال ملايين الطرود إلى جميع أنحاء العالم من خلال أنظمة لوجستية لا حصر لها ومزودين مختلفين ومئات الآلاف من نقاط الاتصال. حيث استثمرت DHL في مركز متطور لمراقبة الجودة. تتمثل ميزاته الرئيسية في تفسير البيانات الضخمة لإجراء تحليلات تنبؤية بشأن عمليات التسليم، ومشكلات التسليم في الوقت المحدد، ومتابعة حركات الشحن من خلال الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي.

• تحسين تجربة العملاء من خلال برامج الدردشة الرقمية:

وذلك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لتلقي معلومات في الوقت الفعلي عن أماكن الطرود، والتنبؤ بالوقت الدقيق للتسليم، مما يسمح للمستخدمين بدراسة الوقت بدقة عندما يرغبون في تسليم طرودهم، ويساعد نظام التحول صوب نظام الإدارة الإلكترونية للمهام والأنشطة الإدارية في زيادة كفاءة وفعالية الأداء العام للمنظمة بشكل كبير.

الخُلاصة:

التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية للمهام والأنشطة الإدارية في المنظمات تؤدي إلى زيادة كفاءة وفعالية وأداء المنظمة ككل. يعد مفهوم الإدارة الإلكترونية أحد المفاهيم الإدارية الحديثة، ويشمل مجموعة من الأهداف الاقتصادية والاجتماعية والعلمية والادارية، وتعد أبرز الأسباب الداعية لعملية التحول، وجود إجراءات معقدة تزيد من تكاليف العمل، وتطور المنظمات في العصر الحالي. واتضح أن هناك مجموعة من المؤشرات التي يمكن الحكم بناءً عليها على المنظمات، هل تطبق الإدارة الإلكترونية أم لا، كوجود خطة استراتيجية تدعم هذا التحول وكل ذلك اجتمع في أحد النماذج العالمية التي طبقت مفهوم الإدارة الإلكترونية في أعمالها الإدارية، وهي شركة DHL.

المراجع:

1-Ten Examples of Digital Transformation Companies, Ruben van der Zwan. CEO & Co-Founder, Yenlo.

2-What is a Digital Management System?, collabworks, 

3-Important KPIs Your Digital Management, Forbes, 2020,

4-Technology Management and Planning, oer services